Merkezi Finans ve İhale Birimi tarafından açılan Yerel STK’lar Hibe Programı kapsamında, “Arama Kurtarma Sivil Örgütleri Kurumsal Yönetim Programı-AKS Yönetim Sistemi” başlıklı projeyi almaya hak kazanan AKUT Vakfı, 66.500 Euro toplam bütçeli projeyi 2018 yılının aralık ayı içerisinde Ankara’da imzalamıştır.
“AKUT” markası altındaki vakıf, dernek ve spor kulübü yapılanmalarının gönüllü/üye/sporcu insan kaynağının etkin kullanılması; kesintisiz iletişim ağına sahip olunması; afet ve acil durumlarda gerçekleştirilen faaliyetler başta olmak üzere eğitim, tatbikat ve benzeri tüm çalışmalarda ortak dil geliştirilmesi hedefleriyle yola çıkılan proje, AKUT Vakfı ve AKUT Derneği gönüllülerince yoğun bir çalışma temposuyla sürdürülmüştür. Proje 2019 yılı içerisinde başarıyla tamamlanmıştır.
Proje sayesinde;
- Arama-kurtarma alanında görev alan sivil toplum kuruluşlarının faaliyet alanına özel olarak geliştirilen yeni bir yönetim sistemi yazılımı hazırlanması,
- Arama-kurtarma alanında görev alan sivil toplum kuruluşlarının kurumsal, operasyonel ve idari becerilerinin geliştirilmesi,
- Arama-kurtarma alanında görev alan sivil toplum kuruluşlarının lojistik, insan kaynağı ve operasyon süreçlerinde etkin yönetim sağlaması,
- Arama-kurtarma alanında görev alan sivil toplum kuruluşları arasında deneyim ve uygulama paylaşımı gerçekleştirilmesi,
- Arama-kurtarma alanında görev alan sivil toplum kuruluşlarının düzenledikleri operasyonların etkinliğinin ve işlevselliğinin güçlendirilmesi,
- Alana yönelik veri yönetimi ve kontrolün sağlanması,
mümkün olmuştur.
PROJE KÜNYESİ
Proje Yürütücüsü: AKUT VAKFI
Destek Veren Kurum: MFİB (Merkezi Finans ve İhale Birimi) ve AB
Sözleşme No: GRS-76
Proje Ortağı: AKUT Arama Kurtarma Derneği
Proje İngilizce Adı: Search and Rescue CSOs Inventory Management Program
Proje Süresi: 12 Ay
Proje Başlangıcı: 02.01.2019
Proje Bütçesi: 62.694,78 Euro
Hibe Miktarı: 56.425 Euro (%90)
AKS YÖNETİM SİSTEMİ PROJE ÇIKTISI
Proje Çıktısı Olan Yazılım İle Elde Ettiğimiz Kazanımlar:
İnsan Kaynakları Modülü:
- Gönüllü/üye/sporcu bilgilerinin güvenilir ve kapsamlı bir yazılımla kayıt altına alınması sağlanmıştır.
- Gönüllü/üye/sporcu yeterliliklerinin detaylı şekilde işlenmesiyle organizasyonlarda hızlı hareket edilebilmesi sağlanmıştır.
- Gönüllü/üye/sporcu bilgilerinin işlenmesiyle ülke genelindeki insan kaynağı haritasının çeşitli parametreler ışığında analiz edilebilmesi mümkün olmuştur.
- Gönüllü/üye/sporcu faaliyetlerinin işlenmesiyle ülke genelindeki gönüllülerin “AKUT” kurumlarına sağladıkları katkının/performansın çeşitli parametreler ışığında analiz edilebilmesi mümkün olmuştur.
Eğitim-Seminer Modülü:
- Bilgilerinin işlenmesiyle gönüllü/üyelerin aldıkları ve almaları gereken eğitimlerin çeşitli parametreler ışığında analiz edilebilmesi mümkün olmuştur.
- Bilgilerinin işlenmesiyle gönüllü/üyelerin sundukları seminerlerin ve gerçekleştirdikleri diğer toplum bilinçlendirme çalışmalarının çeşitli parametreler ışığında analiz edilebilmesi mümkün olmuştur.
Operasyon Modülleri:
- Bilgilerinin işlenmesiyle gönüllü/üyelerin arama-kurtarma ve lojistik malzeme operasyonlarına ait araç, iaşe, malzeme-ekipman ve insan kaynağı planlaması ile bunların çeşitli parametreler ışığında analiz edilebilmesi mümkün olmuştur.
- Bilgilerinin işlenmesiyle gönüllü/üyelerin arama-kurtarma ve lojistik operasyonlarına ait; başlangıç-bitiş sürelerinin tespiti, operasyon sonuçları ve sonuçların istatistiksel incelemesi mümkün olmuştur.
- Bilgilerinin işlenmesiyle AKUT Spor Kulübü üyesi sporcuların müsabakalarına ve sportif faaliyetlerine ait; iaşe, malzeme ve insan kaynağı planlaması ve bunların çeşitli parametreler ışığında analiz edilebilmesi mümkün olmuştur.
- Bilgilerinin işlenmesiyle AKUT Spor Kulübü üyesi sporcuların müsabakalarına ve sportif faaliyetlerine ait; başlangıç-bitiş sürelerinin tespiti, müsabaka sonuçları ve sonuçların istatistiksel incelemesi mümkün olmuştur.
Lojistik Modülü:
- AKUT Vakfı’nın ve AKUT Derneği’nin teknik malzemesinin kayıt altına alınmasıyla her tür faaliyetin öncesinde, kullanılacak malzemeye ilişkin tüm teknik bilginin hazır olması sağlanmıştır.
- AKUT Vakfı’nın ve AKUT Derneği’nin teknik malzemesinin kayıt altına alınmasıyla her tür faaliyetin öncesinde, kullanılması gereken malzemeler ve bu malzemelerin standartları belirlenmiş; ihtiyaç analizi yapılarak eksikler hızlı bir şekilde tespit edilebilir hale gelmiştir.
- AKUT Vakfı’nın ve AKUT Derneği’nin teknik malzemesinin kayıt altına alınmasıyla kurum bazlı bölgesel envanterler, varlık yönetimi ve malzeme bakım planlaması yapılabilmesi sağlanmıştır.
- AKUT Spor Kulübü’nün teknik malzemesinin kayıt altına alınmasıyla branş ve takım bazlı envanterler, varlık yönetimi ve malzeme bakım planlaması yapılabilmesi sağlanmıştır.
Mali İşler Modülü:
- AKUT Vakfı’nın ve AKUT Derneği’nin proje ve faaliyetlerinden elde ettiği gelirlerinin ve tüm giderlerinin kayıt altına alınmasıyla etkin mali yönetim yapılabilmesi sağlanmıştır.
- AKUT Vakfı’nın ve AKUT Derneği’nin ayni ve nakdi bağışlarının kayıt altına alınmasıyla gerek kurum içi gerek kurum dışı bağış yönetiminin etkin şekilde yürütülebilmesi sağlanmıştır.
- AKUT Spor Kulübü’nün sponsorlar aracılığı ile elde ettiği ayni/nakdi gelirlerin kayıt altına alınmasıyla etkin mali yönetim yapılabilmesi sağlanmıştır.
- AKUT Spor Kulübü’nün müsabakalar ve sportif faaliyetlerle ilgili giderlerinin kayıt altına alınmasıyla etkin mali yönetim yapılabilmesi sağlanmıştır.
AKS YÖNETİM SİSTEMİ KAPANIŞ PROGRAMI
Vakfımız 21 Aralık 2019 yılında İstanbul Maltepe’deki Centrum İş Merkezi’nde, projeyi paydaşlarına tanıttığı bir kapanış toplantısı gerçekleştirmiştir.
Arama-kurtarma gönüllü örgütlerinin kurumsal ve teknik kapasitelerinin iyileştirilmesine yönelik olarak planlanan toplantıya AKUT Vakfı ev sahipliğinde 16 sivil toplum kuruluşundan 40 üye katılım göstermiş; toplantıda AKUT Vakfı ve AKUT Derneği gönüllülerinin disiplinli çalışmasıyla hazırlanmış insan kaynakları portalı tanıtılmış; başarılı bir proje kapanışı yapılmıştır.
